Πόσοι από εσάς ξυπνάτε το πρωί και το πρώτο πράγμα που κάνετε είναι να ελέγξετε τις ειδοποιήσεις στο κινητό σας; Πόσοι από εσάς συνεχίζετε να κοιτάτε επίμονα το κινητό σας για νέες ειδοποιήσεις μέσα στην ημέρα;
Αυτό το πρόβλημα δεν είναι ασυνήθιστο. Στελέχη επιχειρήσεων σε όλο τον κόσμο πέφτουν καθημερινά σε αυτή την παγίδα. Δύο είναι οι μεγάλες προκλήσεις που καταστρέφουν την ικανότητά μας να παραμένουμε συγκεντρωμένοι στη δουλειά μας.
Η πρώτη είναι η εκτεταμένη χρήση κινητών συσκευών. Το ξέρατε ότι πλέον χρησιμοποιούμε τα smartphones και tablets μας περίπου 12 ώρες την ημέρα; Αυτή η “υπερχρήση” δεν μας δίνει χρόνο να επεξεργαστούμε τις πληροφορίες που λαμβάνουμε, να φορτίσουμε τις μπαταρίες μας και να επανεστιάσουμε στους στόχους μας. Η δεύτερη πρόκληση είναι ότι βασιζόμαστε στα meetings ως το κύριο μέσο αλληλεπίδρασης με τους συνεργάτες μας. Έρευνες έχουν δείξει ότι ξοδεύουμε περίπου το 35%-55% του χρόνου μας σε συναντήσεις.
Αν θέλετε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στη δουλειά και στους στόχους σας, είναι σημαντικό να βρείτε περισσότερο χρόνο για τον εαυτό σας. Παρακάτω παρουσιάζουμε 5 πρακτικές που είναι πιθανό να σας βοηθήσουν.
Απενεργοποίηση και αποφυγή ειδοποιήσεων
Το μεγαλύτερο λάθος που κάνετε είναι στο ξεκίνημα της ημέρας. Το να ξεκινάτε, ελέγχοντας το κινητό σας για ειδοποιήσεις και καινούρια emails είναι πολύ κακή ιδέα. Βάζοντας τον εαυτό σας από τόσο νωρίς σε μία στρεσογόνα κατάσταση, κάνετε μεγάλο κακό σε γνωστικές ικανότητες που χρειάζεστε μέσα στην ημέρα, όπως η μνήμη και η προσοχή.
Τι μπορείτε να κάνετε για αυτό;
Ξεκινήστε με μια πολύ απλή δραστηριότητα όπως είναι να κάνετε έναν περίπατο, να αθληθείτε ή να κάνετε διαλογισμό για 20-30 λεπτά. Ο διαλογισμός ή αλλιώς “Mindfulness” είναι ένας τρόπος να εκπαιδεύσετε το νευρικό σας σύστημα να ηρεμεί, παρά το άγχος της καθημερινότητας. Όταν είστε πιο ήρεμοι, είστε πιο συναισθηματικά έξυπνοι και παίρνετε καλύτερες αποφάσεις. Παράλληλα ορίστε συγκεκριμένες στιγμές στην ημέρα ώστε να ασχολείστε με ειδοποιήσεις που δεν αφορούν την εργασία σας.
Οργανώστε τις υποχρεώσεις σας σε αναγκαίες και επείγουσες
Ένα άλλο κοινό λάθος που μπορεί να κάνετε, είναι να αφήσετε άλλα άτομα να επηρεάζουν το ημερολόγιό σας, ιδιαίτερα τις πρωινές ώρες. Είναι καλό να βεβαιωθείτε ότι αφιερώνετε αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσετε τις αναγκαίες και σύνθετες εργασίες. Εάν μια εργασία είναι ταυτόχρονα επείγουσα και αναγκαία τότε μπαίνει πρώτη σε προτεραιότητα. Επικεντρωθείτε στη συνέχεια στις υπόλοιπες επείγουσες υποχρεώσεις σας και στη συνέχεια ασχοληθείτε με τις υπόλοιπες αναγκαίες. Μπορείτε παράλληλα να έχετε στο νου σας την ακόλουθη ερώτηση «Ποιες από τις καθημερινές μου εργασίες θα μπορούσα να τις εκτελέσω με τη βοήθεια κάποιου άλλου για να γίνουν πιο γρήγορα;»
Τακτοποιήστε το χώρο σας
Έχετε ακατάστατο γραφείο; Η οθόνη του υπολογιστή σας είναι γεμάτη με φακέλους και σκόρπια έγγραφα; Η αρχική οθόνη του κινητού σας είναι γεμάτη με εφαρμογές; Όλα αυτά μπορεί να σας ακούγονται ασήμαντα αλλά το περιβάλλον σας επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό την παραγωγικότητα και την ποιότητα της δουλειάς σας. Η διατήρηση ενός καθαρού περιβάλλοντος τόσο στην πραγματική όσο και στην ψηφιακή σας ζωή, είναι απαραίτητο συστατικό που θα σας βοηθήσει να παραμένετε συγκεντρωμένοι. Δημιουργήστε φακέλους στην επιφάνεια εργασίας σας για να απαλλαγείτε από όλα τα τυχαία αρχεία και κρατήστε μόνο τις πιο σημαντικές εφαρμογές στην αρχική οθόνη του κινητού σας. Απενεργοποιήστε όλες τις περιττές ειδοποιήσεις. Μην αφήνετε τον εαυτό σας να αποσπάται από την «ακαταστασία». Έτσι, θα παραμείνετε εστιασμένοι στο στόχο σας για περισσότερο χρόνο.
Αναδιαμορφώστε τον τρόπο που κάνετε meeting (online ή δια ζώσης)
Σκεφτείτε πόσα άτομα ήταν παρόντα στη τελευταία συνάντηση που συμμετείχατε. Τώρα αναρωτηθείτε πόσα από αυτά τα άτομα είχαν ενεργό ρόλο στη λήψη μιας απόφασης. Μπορεί να σας φαίνεται περίεργο αλλά η διατήρηση της προσοχής και η ανάληψη ευθύνης για μία απόφαση, γίνονται δυσκολότερες με την παρουσία πολλών ατόμων. Το αποτέλεσμα; Ένα meeting μέσω τηλεδιάσκεψης στο οποίο οι περισσότεροι συμμετέχοντες κοιτάνε παθητικά τις οθόνες τους.
Περιορίστε τους συμμετέχοντες ενός meeting σε 8 ή λιγότερους και φροντίστε για την ενεργή συμμετοχή όλων. Κάθε meeting είναι καλό να καταλήγει σε συγκεκριμένους στόχους και σε χρονοδιάγραμμα επίτευξης τους. Μπορείτε να ορίσετε ένα άτομο ως υπεύθυνο, ώστε να γίνουν όλα στην ώρα τους.
Προσθέστε διαλείμματα στην καθημερινότητα σας
Ένας από τους λόγους που πολλοί δυσκολεύονται να παραμείνουν συγκεντρωμένοι, είναι η έλλειψη χρονικού περιθωρίου. Κανείς δεν μπορεί να αποδώσει στο 100% αν τρέχει από το ένα meeting στο επόμενο. Η εναλλαγή δραστηριοτήτων για τον ανθρώπινο εγκέφαλο είναι μια δύσκολη διαδικασία η οποία γίνεται ακόμη πιο δύσκολη κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Φροντίστε να προσθέσετε διαλείμματα ενδιάμεσα από κάθε meeting. Για κάθε 45-60 λεπτά συνάντησης, κάντε ένα δεκαπεντάλεπτο διάλειμμα ούτως ώστε να επεξεργαστείτε όσα ειπώθηκαν και να βάλετε προτεραιότητες. Με αυτό τον τρόπο θα αποφύγετε όποια σύγχυση στο τέλος της ημέρας.
Το να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στη δουλειά σας δεν είναι εύκολο, αλλά είναι εφικτό, ειδικά αν καθιερώσετε κάποια ή κάποιες από τις παραπάνω συμβουλές.
Christos Afentoulis 